Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn mang lại cảm giác mới mẻ, thoáng đãng và dễ tạo ấn tượng sâu đậm với khách mời. Tuy nhiên, đây cũng là loại hình sự kiện tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không có kế hoạch rõ ràng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Bài viết sau sẽ chia sẻ kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp – từ bước lên ý tưởng cho đến khi sự kiện diễn ra thành công.

---

1. Lên ý tưởng và xác định mục tiêu sự kiện

Trước hết, bạn cần xác định rõ mục đích của sự kiện là gì: quảng bá thương hiệu, ra mắt sản phẩm mới, tri ân khách hàng, hay đơn giản là một buổi tiệc gắn kết nội bộ?

Từ đó, bạn sẽ dễ dàng lên ý tưởng chủ đề, phong cách trang trí, quy mô, đối tượng khách mời cũng như cách thức triển khai chương trình. Một concept nhất quán sẽ là “xương sống” cho toàn bộ kế hoạch tổ chức sự kiện sau này.

Gợi ý:

• Tiệc ngoài trời theo phong cách Bohemian cho thương hiệu thời trang
• Mini concert ngoài trời ra mắt sản phẩm âm nhạc
• Outdoor team building kết hợp workshop sáng tạo cho doanh nghiệp

---

2. Lựa chọn địa điểm phù hợp

Không gian ngoài trời rất đa dạng: công viên, bãi biển, sân vườn, rooftop, khu resort,… Việc lựa chọn địa điểm cần cân nhắc các yếu tố:

• Sức chứa phù hợp với số lượng khách mời
• Khả năng bố trí âm thanh, ánh sáng, sân khấu
• Có phương án dự phòng khi thời tiết xấu
• Giao thông thuận tiện, có chỗ đỗ xe

Kinh nghiệm:

Hãy đến khảo sát thực tế địa điểm ít nhất 2 lần: ban ngày và buổi tối để đánh giá ánh sáng, hướng gió, mặt bằng và các yếu tố ảnh hưởng khác.

---

3. Dự trù ngân sách và xây dựng timeline chi tiết

Lập bảng ngân sách chi tiết cho từng hạng mục: thuê thiết bị, thuê địa điểm, nhân sự, ăn uống, quà tặng, truyền thông, bảo hiểm, chi phí phát sinh…

Đồng thời, bạn cần xây dựng timeline tổ chức sự kiện theo từng mốc cụ thể: từ khi bắt đầu chuẩn bị đến khi kết thúc và hậu kỳ.

Lưu ý:

• Dự phòng ngân sách ít nhất 10–15% để xử lý các tình huống phát sinh
• Kiểm tra deadline của các nhà cung cấp ít nhất 1 tuần trước sự kiện

---

4. Chuẩn bị thiết bị, nhân sự và phương án dự phòng

Tổ chức ngoài trời đồng nghĩa với việc bạn phải tự chuẩn bị gần như toàn bộ hạ tầng: âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, backdrop, dù che, máy phát điện, nhà vệ sinh di động…

Đừng quên kiểm tra kỹ hợp đồng với các nhà cung cấp và thử nghiệm toàn bộ thiết bị trước giờ G.

Ngoài ra, cần có phương án dự phòng:

• Kế hoạch chuyển vào khu vực trong nhà nếu trời mưa
• Trang bị ô, dù, áo mưa, sàn chống trơn trượt
• Tổ chức đội kỹ thuật túc trực trong suốt chương trình

---

5. Điều phối và vận hành sự kiện

Ngày diễn ra sự kiện là thời điểm quan trọng nhất. Hãy phân công nhân sự rõ ràng theo từng vị trí:

• Điều phối tổng thể chương trình
• Kỹ thuật âm thanh – ánh sáng
• Đón tiếp khách mời
• Hướng dẫn chỗ ngồi, hỗ trợ chụp ảnh check-in
• An ninh, y tế, vệ sinh

Sử dụng bộ đàm hoặc group chat riêng để liên lạc nhanh chóng giữa các nhóm trong sự kiện.

---

6. Hậu kỳ và đánh giá hiệu quả

Sau sự kiện, bạn cần:

• Dọn dẹp và hoàn trả thiết bị, địa điểm
• Gửi lời cảm ơn đến khách mời, đối tác
• Tổng kết hình ảnh, video, phản hồi khách hàng
• Đánh giá mức độ thành công so với mục tiêu ban đầu
• Ghi chú bài học để cải thiện cho sự kiện sau

---

Tổng kết

Tổ chức sự kiện ngoài trời là một quá trình đầy thử thách nhưng cũng vô cùng thú vị. Với một kế hoạch rõ ràng, sự chuẩn bị chu đáo và khả năng xử lý tình huống linh hoạt, bạn hoàn toàn có thể mang đến một chương trình ấn tượng, chuyên nghiệp và thành công.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị hỗ trợ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói – từ khâu lên ý tưởng đến thi công – đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ BW Event để được tư vấn chi tiết nhé!