Khi tìm việc, có những thời điểm bạn nhận được lời mời phỏng vấn nhưng cảm thấy công việc không còn phù hợp vì nhiều lý do khác nhau. Trong những trường hợp đó, việc viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh một cách lịch sự là điều cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp và giữ gìn mối quan hệ tốt với nhà tuyển dụng.
1. Dấu hiệu nên từ chối phỏng vấn
Việc từ chối lời mời phỏng vấn không phải lúc nào cũng là điều dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn thấy một trong những dấu hiệu sau, bạn nên cân nhắc việc gửi email từ chối:
- Bạn đã nhận việc ở nơi khác và không còn nhu cầu tìm việc.
- Mô tả công việc không còn phù hợp với mong muốn hoặc năng lực của bạn.
- Sau khi tìm hiểu thêm, bạn nhận thấy công ty không phù hợp với giá trị hoặc văn hóa làm việc của bạn.
- Vị trí ứng tuyển không còn phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại.
Từ chối đúng lúc và đúng cách sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời duy trì hình ảnh tốt trong mắt nhà tuyển dụng.
2. Cấu trúc email tiếng Anh từ chối phỏng vấn
Trong tiếng Anh, việc viết email từ chối phỏng vấn cần rõ ràng, súc tích và lịch sự. Một email từ chối thường bao gồm 4 phần sau:
2.1. Tiêu đề email từ chối phỏng vấn
Cách từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh với tiêu đề rõ ràng
- Subject: Interview Invitation Decline – [Your Name]
(Tiêu đề: Từ chối lời mời phỏng vấn – [Tên bạn]) - Subject: Re: Interview for [Job Title] Position
(Tiêu đề: Phản hồi phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc])
2.2. Lời chào và lời cảm ơn
Dear [Recruiter’s Name],
(Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],)
Thank you very much for the opportunity to interview for the [Job Title] position at [Company Name].
(Cảm ơn rất nhiều vì cơ hội phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].)
I truly appreciate your time and consideration.
(Tôi thật sự trân trọng thời gian và sự cân nhắc của bạn.)
2.3. Lý do từ chối phỏng vấn
Unfortunately, I have decided to pursue a different opportunity that aligns more closely with my current goals.
(Thật tiếc, tôi đã quyết định theo đuổi một cơ hội khác phù hợp hơn với mục tiêu hiện tại của mình.)
After careful consideration, I’ve decided not to move forward with the interview process.
(Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi quyết định không tiếp tục tham gia quy trình phỏng vấn.)
I’ve recently accepted another offer and will no longer be available for further interviews.
(Tôi vừa nhận lời mời làm việc từ một công ty khác và sẽ không thể tham gia các cuộc phỏng vấn khác.)
2.4. Lời chúc và kết thúc
I wish you and your team continued success in finding the right candidate.
(Tôi chúc bạn và đội ngũ của bạn sẽ sớm tìm được ứng viên phù hợp.)
Hoặc
Wishing you and your organization all the best in your future endeavors.
(Chúc bạn và tổ chức của bạn mọi điều tốt đẹp trong những dự định sắp tới.)
Cuối cùng:
Thank you again for the opportunity.
(Một lần nữa cảm ơn vì cơ hội này.)
Best regards,
(Trân trọng,)
[Your Full Name]
(Họ và tên của bạn)
>> Xem thêm: Hướng dẫn viết đơn xin nghỉ phép tiếng Anh chuyên nghiệp [Kèm mẫu]
3. Mẫu thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh theo từng tình huống
Dưới đây là 5 mẫu email từ chối phỏng vấn tùy theo các tình huống cụ thể:
Mẫu 1: Từ chối vì đã nhận offer công ty khác
Tiếng Anh:
Subject: Interview Invitation – [Your Name]
Dear [Recruiter’s Name],
Thank you very much for considering me for the [Job Title] position at [Company Name].
I appreciate the opportunity, but I have recently accepted another job offer and will not be proceeding with further interviews.
Wishing you all the best in your hiring process.
Best regards,
[Your Full Name]
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Lời mời phỏng vấn – [Tên bạn]
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn rất nhiều vì đã cân nhắc tôi cho vị trí [Tên công việc] tại [Tên công ty].
Tôi trân trọng cơ hội này, nhưng tôi đã nhận lời mời làm việc từ công ty khác và sẽ không tiếp tục tham gia phỏng vấn.
Chúc bạn thành công trong quá trình tuyển dụng.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Mẫu 2: Từ chối vì không còn phù hợp với định hướng cá nhân
Tiếng Anh:
Subject: Interview Invitation Decline
Dear [Recruiter’s Name],
Thank you for your interest in my profile and the invitation to interview for the [Job Title] role.
After careful consideration, I’ve decided that the role does not align with my current career goals.
Thank you again for your time and understanding.
Best regards,
[Your Full Name]
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Từ chối phỏng vấn
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến hồ sơ của tôi và mời tôi phỏng vấn cho vị trí [Tên công việc].
Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi nhận thấy vị trí này không phù hợp với định hướng nghề nghiệp hiện tại của tôi.
Một lần nữa cảm ơn bạn vì thời gian và sự thấu hiểu.
Trân trọng,
[Họ và Tên]
Mẫu 3: Từ chối lịch sự không nêu lý do cụ thể
Tiếng Anh:
Subject: Re: Interview Invitation
Dear [Recruiter’s Name],
Thank you for the opportunity to interview at [Company Name].
At this time, I have decided not to proceed with the interview process.
I truly appreciate your time and consideration.
Best regards,
[Your Full Name]
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Phản hồi lời mời phỏng vấn
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã trao cho tôi cơ hội phỏng vấn tại [Tên công ty].
Hiện tại, tôi đã quyết định không tiếp tục tham gia vào quy trình phỏng vấn.
Tôi thật sự trân trọng thời gian và sự cân nhắc của bạn.
Trân trọng,
[Họ và tên của bạn]
Mẫu 4: Từ chối do thay đổi kế hoạch cá nhân
Tiếng Anh:
Subject: Interview Availability
Dear [Recruiter’s Name],
Thank you for reaching out and considering me for the [Job Title] position.
Unfortunately, due to changes in my personal plans, I won’t be able to attend the interview.
Thank you for your understanding, and I wish you success in finding the right candidate.
Best regards,
[Your Full Name]
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Khả năng tham gia phỏng vấn
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Cảm ơn bạn đã liên hệ và cân nhắc tôi cho vị trí [Tên công việc].
Rất tiếc, do sự thay đổi trong kế hoạch cá nhân, tôi không thể tham gia phỏng vấn.
Cảm ơn vì sự thông cảm của bạn, và tôi chúc bạn thành công trong việc tìm được ứng viên phù hợp.
Trân trọng,
[Họ tên của bạn]
Mẫu 5: Từ chối vì cảm thấy công ty không phù hợp
Tiếng Anh:
Subject: Thank You for the Interview Invitation
Dear [Recruiter’s Name],
I appreciate your interest and the opportunity to learn more about [Company Name].
After doing further research, I believe that the company may not be the right fit for me at this time.
Thank you again for your offer and time.
Best regards,
[Your Full Name]
Dịch nghĩa:
Tiêu đề: Cảm ơn vì lời mời phỏng vấn
Kính gửi [Tên nhà tuyển dụng],
Tôi trân trọng sự quan tâm của bạn và cơ hội được tìm hiểu thêm về [Tên công ty].
Sau khi tìm hiểu thêm, tôi tin rằng công ty có thể không phù hợp với tôi vào thời điểm hiện tại.
Một lần nữa cảm ơn bạn vì lời mời và thời gian.
Trân trọng,
[Họ tên của bạn]
4. Những lưu ý khi viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh
- Phản hồi sớm nhất có thể: Nên gửi email trong vòng 24–48 giờ sau khi nhận được lời mời.
- Lịch sự và chân thành: Dù lý do là gì, hãy thể hiện sự tôn trọng với nhà tuyển dụng.
- Ngắn gọn và rõ ràng: Không cần viết quá dài dòng, chỉ cần rõ ràng và dễ hiểu.
- Không nên phê phán công ty: Tránh đưa ra các đánh giá tiêu cực dù bạn không hài lòng.
- Giữ mối quan hệ: Viết một email lịch sự sẽ giúp bạn có thể quay lại ứng tuyển trong tương lai.
>> Xem thêm: Mẫu email/thư cảm ơn sau phỏng vấn bằng tiếng Anh tuyệt đối ấn tượng
Từ chối phỏng vấn là điều không dễ, nhưng nếu bạn biết cách từ chối một cách chuyên nghiệp bằng tiếng Anh, bạn vẫn có thể giữ được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Hãy viết email từ chối phỏng vấn bằng tiếng anh phù hợp, để duy trì hình ảnh ứng viên chuyên nghiệp.
YONAH
